Economize Horas! Use IA para Mapear Processos a Partir de Transcrições de Reunião.

E aí, pessoal! Quem aqui já saiu de uma reunião online cheia de discussões ricas sobre um processo, mas depois se viu perdido tentando organizar as anotações ou decifrar uma transcrição longa e confusa?

É um desafio comum: capturar os passos do processo, identificar os problemas, as ideias de melhoria, quem faz o quê... tudo isso em meio a conversas que nem sempre seguem uma linha reta. As transcrições automáticas ajudam, mas ainda exigem um trabalho manual enorme para extrair o ouro – as informações realmente relevantes sob a ótica de processos.

A Boa Notícia? A Inteligência Artificial vai te ajudar em muito!!

Pensando nisso, desenvolvemos (ou "estamos compartilhando com vocês") um prompt inteligente projetado especificamente para "conversar" com uma IA (como ChatGPT, Gemini, Copilot, etc.) e pedir a ela que analise a transcrição da sua reunião com um olhar de analista de processos.

Lembrete: Tenha cuidado com as informações que você compartilha. Busque utilizar a IA que sua empresa contratou. Por mais que o uso da IA vai facilitar a sua vida, tomem cuidado com as informações sigilosas.

Qual o Objetivo Desse Prompt?

A ideia central é instruir a IA a ler a transcrição e identificar e organizar os elementos chave de um processo que foram discutidos na conversa. Queremos que ela nos ajude a responder perguntas como:

Quais etapas do processo?
Quem é o envolvido? Tem SLA combinada? Sistema utilizado?
Quais os problemas mencionados? As soluções sugeridas?
Quais as tarefas combinas na reunião?

Ao usar este pompt com a transcrição da sua reunião, a expectativa é que a IA te entregue um resumo estruturado da discussão, já organizado sob a ótica de processos. Imagine receber tudo mastigado, para você conseguir focar naquilo que vai agregar valor.

Isso pode economizar horas de trabalho manual, garantir que nenhum detalhe importante se perca e acelerar muito a sua capacidade de documentar, analisar e propor melhorias para os processos discutidos.

O Prompt e os Resultados na Prática

Nesse prompt, precisamos determinar para a IA qual o papel ela está assumindo. Estudando engenharia de prompts, quanto melhor o nosso direcionamento, mais assertiva a IA será. A organização do texto, também é fundamental para o retorno das informações, por isso, que utilizamos markdows XML para determinar onde a transcrição entra e o formato esperado de retorno do texto. As instruções são as partes fundamentais que guiam a IA para transformar a transcrição bruta em um resumo organizado e útil para nós, profissionais de processos. Vamos detalhar como estruturamos essas instruções no nosso prompt:

<início do prompt>

Tenho uma transcrição de reunião da minha empresa. Leia a reunião, porque vou passar as instruções.

<transcrição>

(Coloque aqui a transcrição da reunião)

</transcrição>

Você é especialista em processos, em que organiza logicamente as etapas do processo, problemas encontrados e as tarefas combinadas. Importante organizar a lógica do que foi falado, seguindo com atenção as instruções logo a seguir:

#Instuções

Vamos formatar o texto de uma forma organizada, usando markdowns, para que possamos deixar o texto claro para todo mundo que for ler.

1. No primeiro subtítulo, identifique o processo que as pessoas descreveram, onde temos: uma sequência lógica de passos e um detalhamento maior em nível de tarefas, muito importante separar o que é uma atividade (etapa macro) e uma tarefa (detalhe maior). Importante determinar o responsável pela execução e o sistema utilizado. Se for comentado sobre SLA, documentos de apoio, manuais e outros documentos ou indicadores, aponte logo abaixo as informações.

2. Coloque em um novo subtítulo, os problemas que as pessoas comentaram. Isso é fundamental para que possamos pensar em melhorias. Logo abaixo, coloque uma ideia para resolver o problema comentado. Deixe sempre vinculado o problema com a solução.

3. Coloque um novo subtítulo chamado de “tarefas”, pois durante a reunião, há um combinado de atividades que precisam ser feitos. Organize com uma tabela com a ação, responsável e o prazo, caso seja aplicável.

4. Por último, coloque observações extras e um resumo da reunião.

</fim do prompt>

Explicação detalhada do prompt

Definição do Papel (Persona): Logo após indicar onde a transcrição será inserida (usando as tags <transcrição> e </transcrição> para clareza), nós instruímos a IA: "Você é especialista em processos...". Isso ajusta o "mindset" da ferramenta, focando na organização lógica de etapas, problemas e tarefas, como um analista faria.

Formatação Padronizada: Pedimos explicitamente o uso de Markdown (## para subtítulos, etc.). Isso garante que a resposta venha visualmente organizada, fácil de ler e de copiar para outras ferramentas ou documentos.

Estrutura da Saída (As Seções Chave): As instruções detalham exatamente quais seções queremos na resposta e o que esperamos em cada uma:

##Detalhamento do Processo: Aqui, a IA deve identificar o processo principal discutido, quebrar em etapas lógicas (atividades macro) e detalhar as tarefas dentro de cada etapa. Crucialmente, pedimos para diferenciar bem esses dois níveis e também para apontar o responsável pela execução e o sistema utilizado, se mencionados. Informações adicionais como SLAs, documentos de apoio ou indicadores também devem ser listadas aqui.

##Problemas e Soluções: Esta seção foca em capturar as dores. Pedimos à IA para listar os problemas comentados durante a reunião e, importantíssimo, para já propor uma ideia de solução vinculada a cada problema identificado. Isso já nos dá um ponto de partida para a melhoria.

##Tarefas: Reuniões geralmente geram ações. Nesta seção, a IA deve extrair os combinados e atividades a serem feitos, organizando-os preferencialmente em uma tabela simples com "Ação", "Responsável" e "Prazo" (se aplicável).

##Observações: Um espaço final para a IA incluir qualquer outra informação relevante que não se encaixou nas seções anteriores e um breve resumo geral da reunião.

Ao dar essas diretrizes claras – definindo o papel, a entrada, a formatação e a estrutura de saída esperada – conseguimos que a IA processe a transcrição de forma muito mais direcionada e útil para o nosso trabalho de análise e melhoria de processos.

Conclusão

A IA generativa abre portas incríveis para otimizar nosso trabalho como profissionais de processos. Usar um prompt bem direcionado para analisar transcrições é apenas um exemplo do potencial. Esperamos que esta ideia (e o prompt que compartilhamos) inspire você a explorar novas formas de usar a tecnologia a seu favor!

Experimente e conte para nós nos comentários como foi sua experiência ou se você tem outros prompts bacanas para compartilhar!